Терміни зберігання документів

Основним нормативним актом при визначенні термінів зберігання документів, їх відбору для віднесення до складу Національного архівного фонду України або для знищення документів є Перелік типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів , який призначений для використання всіма органами державної влади, установами, організаціями і підприємствами незалежно від форм власності, а також фізичними особами - суб'єктами підприємницької діяльності.

Основні правила обчислення термінів зберігання документів
• Згідно з п.2.9 Переліку обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року, який слідує за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення терміну зберігання справ, завершених діловодством у 2007 році, починається з 1 січня 2008 року.
• Для деяких документів Перелік визначає термін зберігання шляхом вказівки «75 років -« В », де« В »- вік людини на момент завершення справи. Тривалість зберігання такої справи після його закінчення діловодством становить різницю між 75 роками і віком особи на момент завершення справи.
• Термін зберігання документів, для яких у Переліку стоїть позначка «поки не зникне необхідність», визначається самим підприємством.
• Документи, що мають термін зберігання, позначені позначкою «постійно», підлягають експертизі цінності, після чого вони або відносяться до складу НАФ, або знищуються після практичного використання.

Терміни зберігання документів, визначені Переліком, є мінімальними, їх не можна скорочувати, проте вони можуть бути продовжені, якщо потреба в цьому зумовлена специфічними особливостями роботи конкретної організації.

Залежно від термінів зберігання, виділяють наступні групи документів:
1. Документи постійного строку зберігання
2. Документи з установленим терміном зберігання, після закінчення, якого вони можуть бути знищені. Документи цієї групи в свою чергу діляться на:
2.1. документи тривалого терміну зберігання (більше 10 років)
2.2. документи тимчасового (до 10 років) строку зберігання.

В окрему групу виділяють документи по особовому складу. Це пов'язано з тривалим терміном зберігання (до 75 років), а також особливою важливістю даних документів для працівників підприємства при призначенні пенсій і різних видів допомоги.