Яндекс.Метрика Google+

Створення системи електронного архіву

Сьогодні, коли обсяги документації щоденно зростають, електронні архіви стали необхідною умовою ефективної роботи сучасної організації. Все частіше через складність доступу до архівів збільшується час пошуку документів і, як наслідок, вимушених простоїв. Найбільш ефективним рішенням даної проблеми є сканування документів, організація і створення електронного архіву

 

 Переваги електронного архіву: 

 - Економічна доцільність: організація електронного архіву є значно дешевшою, ніж використання дорогих офісних площ під звичайний архів. 

 - Безпека і конфіденційність: ваше електронне сховище буде надійно захищено від несанкціонованого доступу. Створення електронного архіву припускає введення принципово суворіших і контрольованих заходів безпеки, ніж в паперовому архіві. 

 - Оперативність у роботі з документами: електронний архів дозволяє вирішити проблему швидкого доступу до документів, а саме пошук необхідного документа і його роздрукування займають лічені секунди. Сканування документів з подальшим розпізнаванням дає можливість шукати не тільки у заголовках справ, але і по їх змісту. 

- Надійність: всі цифрові документи з часом не руйнуються, не погіршують своїх користувальницьких якостей і можуть зберігатися практично вічно. 

- З одними і тими ж документами при будь-якій структурі і типі локальної мережі підприємства одночасно можуть працювати кілька користувачів, що абсолютно недоступно при використанні звичайного архіву, в якому в конкретний момент часу кожен документ доступний тільки одному співробітнику.

 

       ТОВ «ЦОД НТІ» надає послуги зі створення електронного архіву та пропонує програмний продукт «АРХІВНА СПРАВА», що у повній мірі реалізує функції архіву організації, забезпечує оперативний доступ і ефективну роботу з архівними документами. Дана програма повністю відповідає вимогам діючих стандартів формування й ведення документації, діловодства й архівної справи вітчизняних підприємств. Зручний інтерфейс програми сприяє легкій та інтуїтивно зрозумілій роботі з архівом електронних документів. Web-доступ до матеріалів архіву забезпечує можливість роботи з документами в будь-якому куточку світу.

Основними функціями системи «АРХІВНА СПРАВА»  є оперативне зберігання справ, складання номенклатури справ, підготовка документів для передачі на архівне зберігання.

Введення документів у систему можливий шляхом потокового сканування або  прийому із будь-якої системи автоматизації діловодства, передбачає реєстрацію справ і документів - створення архівних реєстраційних карток справ і документів, формування і оформлення справ, можливість набудовувати систему класифікації справ і документів в архіві, автоматизовану підготовку номенклатури справ.

Під час групування справ у межах фонду підтримується можливість систематизації справ з обліком таких класифікаційних ознак: хронологічно-структурного, тематичного, функціонального, галузевого, предметного.

Пошук справ і документів в архіві дозволяє забезпечити формування пошукових запитів по будь-яких реквізитах, а також збереження, перегляд і коректування збережених пошукових запитів, сортування, видалення, ведення статистики знайдених записів у результуючій таблиці, друк результату пошуку.

Таким чином, використовуючи систему «АРХІВНА СПРАВА» на підприємстві, Ви отримаєте можливість оперативно виконувати всі операції по обліку документального архівного фонду організації; вести пошук справ і документів по будь-яких реквізитах, включаючи пошук по тексту прикріплених файлів; користуватися через інтернет справами і документами із гнучким розмежуванням прав (підсистема «Читальний зал»); формувати  основні звітні форми, затверджені Держархівом тощо.


Закачати "Архівна справа"...  

Ціни на систему...

 

Для отримання детальнішої інформації з питань використання електронного архіву в організації пропонуємо звернутися до наших менеджерів.

Відповідальність за невиконання вимог по зберіганню документів