Создание системы электронного архива

Сегодня, когда объемы документации ежедневно растут, электронные архивы стали необходимым условием эффективной работы современной организации. Все чаще из-за сложности доступа к архивам увеличивается время поиска документов и, как следствие, вынужденных простоев. Наиболее эффективным решением данной проблемы является сканирование документов, организация и создание электронного архива.

 

 Преимущества электронного архива:

 - Экономическая целесообразность: организация электронного архива значительно дешевле, чем использование дорогих офисных площадей под обычный архив.

 - Безопасность и конфиденциальность: ваше электронное хранилище будет надежно защищено от несанкционированного доступа. Создание электронного архива предполагает введение принципиально строгих и контролируемых мер безопасности, чем в бумажном архиве.

 - Оперативность в работе с документами: электронный архив позволяет решить проблему быстрого доступа к документам, а именно поиск необходимого документа и его распечатки занимают считанные секунды. Сканирование документов с последующим распознаванием позволяет искать не только в заголовках дел, но и по их содержанию.

- Надежность: все цифровые документы со временем не разрушаются, не ухудшают своих пользовательских качеств и могут храниться практически вечно.

- С одними и теми же документами при любой структуре и типе локальной сети предприятия одновременно могут работать несколько пользователей, что абсолютно недоступно при использовании обычного архива, в котором в конкретный момент времени каждый документ доступен только одному сотруднику.

 

   ООО «ЦОД НТИ» предоставляет услуги по созданию электронного архива и предлагает программный продукт «Архивное дело», что в полной мере реализует функции архива организации, обеспечивает оперативный доступ и эффективную работу с архивными документами. Данная программа полностью соответствует требованиям действующих стандартов формирования и ведения документации, делопроизводства и архивного дела отечественных предприятий. Удобный интерфейс программы способствует легкой и интуитивно понятной работе с архивом электронных документов. Web-доступ к материалам архива обеспечивает возможность работы с документами в любом уголке мира.

Основными функциями системы «Архивное дело» является оперативное хранение дел, составление номенклатуры дел, подготовка документов для передачи на архивное хранение.

Ввод документов в систему возможен путем поточного сканирования или приема из любой системы автоматизации делопроизводства, предусматривает регистрацию дел и документов - создание архивных регистрационных карточек дел и документов, формирование и оформление дел, возможность настраивать систему классификации дел и документов в архиве, автоматизированную подготовку номенклатуры дел.

При группировке дел в пределах фонда поддерживается возможность систематизации дел с учетом таких классификационных признаков: хронологически-структурного, тематического, функционального, отраслевого, предметного.

Поиск дел и документов в архиве позволяет обеспечить формирование запросов по любым реквизитам, а также сохранение, просмотр и корректировка сохраненных поисковых запросов, сортировка, удаление, ведение статистики найденных записей в результирующей таблице, печать результата поиска.

Таким образом, используя систему «АРХИВНОЕ ДЕЛО» на предприятии, Вы получите возможность оперативно выполнять все операции по учету документального архивного фонда организации; вести поиск дел и документов по любым реквизитам, включая поиск по тексту прикрепленных файлов, пользоваться через интернет делами и документами с гибким разграничением прав (подсистема «Читальный зал») формировать основные отчетные формы, утвержденные Госархивом т.д..

 

Скачать "Архивное дело" ...

Цены на систему ...

 

          За дополнительной информацией по вопросам использования электронного архива в организации предлагаем обратиться к нашим менеджерам.