Яндекс.Метрика Google+

Сроки хранения документов

 

Основным нормативным актом при определении сроков хранения документов, их отбора для отнесения в состав Национального архивного фонда Украины либо для уничтожения документов является Перечень типовых документов, создаваемых в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, который предназначен для использования всеми органами государственной власти, учреждениями, организациями и предприятиями независимо от форм собственности, а также физическими лицами  - субъектами предпринимательской деятельности.

Основные правила исчисления сроков хранения документов

  • Согласно п.2.9 Перечня исчисление сроков хранения документов проводится с 1 января года, который следует за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2007 году, начинается с 1 января 2008 года.
  • Для некоторых документов Перечень определяет срок хранения путем указания «75 лет – «В», где «В» - возраст человека на момент завершения дела. Продолжительность хранения такого дела после его окончания делопроизводством составляет разницу между 75 годами и возрастом лица на момент завершения дела.
  • Срок хранения документов, для которых в Перечне стоит отметка «пока не исчезнет необходимость», определяется самим предприятием.
  • Документы, имеющие срок хранения, обозначенные пометкой «постоянно», подлежат экспертизе ценности, после чего они либо относятся к составу НАФ, либо уничтожаются после практического использования.

Сроки хранения документов, определенные Перечнем, являются минимальными, их нельзя сокращать, однако они могут быть продлены, если потребность в этом обусловлена специфическими особенностями работы конкретной организации.


В зависимости от сроков хранения, выделяют следующие группы документов:
1. Документы постоянного срока хранения
2. Документы с установленным сроком хранения, после истечения, которого они могут быть уничтожены. Документы этой группы в свою очередь делятся на:
2.1. документы длительного срока хранения (более 10 лет)
2.2. документы временного (до 10 лет) срока хранения

В отдельную группу выделяют документы по личному составу. Это связано с длительным сроком хранения (до 75 лет), а также особой важностью данных документов для работников предприятия при назначении пенсий и различных видов пособий.