Яндекс.Метрика Google+

Публікації


Переваги зберігання документів в архівній компаніїАрхівне зберігання документів в спеціальному сховищі архівної компанії принципово відрізняється від зберігання документів в офісі вашої компанії і має ряд істотних переваг.
...........................................................................................................................................................
Автоматизація документообігуБудь-яка система автоматизації документообігу включає в себе термін, архівна обробка документації. Даний термін включає  перелік процедур  архівування і наповнення фондів архівів різних підприємств. Роботи по архівній обробці документації здійснюються згідно з вимогами діючого  українського законодавства  і за спеціально встановленими принципами архівно обробки.
...........................................................................................................................................................
Архівний довідник Архівний довідник - це архівний опис, що включає в себе відсортований список справ, що зберігаються в архіві, архівному фонді. Архівний довідник створюється для обліку справ сховища, а також для опису змісту кожного.
...........................................................................................................................................................
Організація зберігання електронних документів в архівахЗі зміною структури діловодства з використанням комп'ютерних технологій, широко поширився електронний формат зберігання документів.
Такі документи можуть робити співробітники установи на комп'ютерах, їх можна переслати по електронній пошті, а також переробити в електронний варіант з паперового за допомогою сканування.

...........................................................................................................................................................
Базова система архівів і сховищУстанови утворюють  державні сховища, які описують, збирають, зберігають і класифікують і документи,  реставрують їх і організовують їх експлуатацію.
...........................................................................................................................................................
Упаковка паперів в архівах
Для якісного зберігання документів в архіві, необхідно забезпечити зберігання в упаковці,яка вбереже папери він впливу факторів ззовні, а саме, вологи, проміння сонця, потрапляння пилу, різних мікробів, а також від пошкоджень.

...........................................................................................................................................................
Вимоги до протипожежного режиму зберігання архівних документів
1.Архіви повинні бути оснащені водопостачанням проти пожежі. Живлення протипожежного водопроводу повинне мати два вводи. На сходах і всіх поверхах повинні встановити пожежні крани.
...........................................................................................................................................................
Класифікація документів и формування справ
Справа - це обсяг документів, які відносяться спільного питання, або ніші діяльності та згрупованих в загальній папці.
Організація справи-це з'ясування приналежності паперів до конкретної справи і класифікація документів у справі.
...........................................................................................................................................................
Умови зберігання паперових фотографій
Безумовно, в архівах можуть зберігатись фотознімки, щоб уникнути пошкоджень фотографій, сховища потрібно адаптувати під даний вид документів.
...........................................................................................................................................................
Електронний архів: створення та організація електронного архіву, сканування документів.
Розробка і формування електронних архівів для великого документообігу, сканування документів.
На сьогоднішній день різко назріла проблема зростання кількості документів.Ще одна проблема-труднощі доступу до паперових матеріалів, це сильно ускладнює пошук інформації, що в підсумку призводить до тривалих простоїв та збоїв.Найоптимальнішим варіантом у цьому випадку може бути сканування документів і створення електронного архіву.Такі архіви стають найголовнішим критерієм якісної роботи установи.
Даний прийом ефективний та вигідний для об'ємної бази документів, дуже раціональний для внутрішнього обігу документів, вдалий і безпечний вибір зберігання архівів, та цінної інформації.
Електронні архіви створюються в три етапи:
На першому етапі робляться електронні копії, які скануються на високоякісних лазерних сканерах. Копії старих і цінних документів роблять вручну.
Другий етап являє собою введення відсканованих даних. Електронні версії документів редагуються комп'ютером і вводять в базу архіву. На цьому етапі перевіряють ідентичність документа з його електронним дублікатом.
Третій етап - індексування документації. Для зручного пошуку, проіндексований документ буде мати свій шифр, за яким його можна відшукати базі. Після того, як буде створений архів, здійснювати пошук можна буде за такими папаметрам як: тип, дата, номер або назва документа.
Електронний архів практичний, легкий у використанні і вкрай надійний. Щоб застерегти втрату документів застосовується резервне копіювання, з якого при втраті можна встановити дані.
Будьте впевнені, що організація електронного архіву значно полегшить ваше життя, це успішний вибір для великих організацій. 

Електронний архів
: створення та організація електронного архіву, сканування документів.
Розробка і формування електронних архівів для великого документообігу, сканування документів.
...........................................................................................................................................................