Порядок проведения экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы делопроизводства предприятия совместно с экспертной комиссией под методическим руководством архива предприятия.

По результатам проведения экспертизы ценности документов:
-      Осуществляется отбор документов постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив предприятия;
-      Определяются документы временного хранения (до 10 лет) в структурных подразделениях предприятия;
-      Изымаются для уничтожения документы и дела прошлых лет, сроки хранения которых закончились.

Одновременно с этим проверяются полнота и качество действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков их хранения, соблюдение установленных правил оформления документов и формирования дел.

Отбор документов постоянного хранения проводится на основании Перечня №41, отраслевых перечней документов, номенклатуры дел путем просмотра каждого листа документа. Не разрешается отбор документов для дальнейшего хранения или уничтожения на основании заголовков дел в описи или в номенклатуре дел.

Во время проведения экспертизы ценности выявляют дубликаты документов, черновики, неоформленные копии, которые подлежат изъятию из дел постоянного хранения.

В случае выявления в процессе  экспертизы ценности недостачи документов или дел, числящихся по номенклатуре, осуществляется их розыск. Если документы не найдены, составляется акт о недостаче архивных дел, который утверждает руководитель предприятия, создается комиссия по служебному расследованию, назначается служебное расследование и издается приказ о привлечении к ответственности лиц, виновных в потере документов или дел. Справка о причинах отсутствия документов или дел, подписанная руководителем соответствующего структурного подразделения, предоставляется в архив предприятия.