Яндекс.Метрика Google+

Законодавство

Про затвердження Правил організації діловодства та архіву арбітражного керуючого (розпорядника майна, керуючого санацією, ліквідатора)(частина 7)

24. Складення службових листів

24.1. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між арбітражним керуючим та державними органами, підприємствами, установами, організаціями, громадянами як:

відповіді про виконання арбітражним керуючим завдань, визначених у нормативно-правових актах з питань відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом;

відповіді на запити державних органів, підприємств, установ, організацій;

відповіді на звернення громадян;

ініціативні листи;

супровідні листи.

24.2. Службовий лист оформляється на бланку для листів формату А4 (210 х 297 мм). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 мм).

24.3. Лист має такі реквізити: дату, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресата, заголовок до тексту, текст, відмітку про наявність додатків (у разі потреби), підпис.

24.4. Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції.

24.5. Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 мм), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання "про що?".

24.6. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.

Текст листа викладається від першої особи однини - "прошу…", "пропоную". Як правило, у листі порушується одне питання.

24.7. Службові листи підписуються відповідно до глави 17 цього розділу. Печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

III. Організація документообігу та виконання документів

1. Приймання документів, що надходять до арбітражного керуючого

1.1. Арбітражний керуючий отримує поштою або кур’єрською службою, фельд’єгерською службою письмову кореспонденцію, дрібні пакети, бандеролі тощо.

1.2. Арбітражний керуючий повинен:

мати електрозв’язок для отримання факсограм, телефонограм, телеграм, електронних документів, доступ до мережі Інтернет;

забезпечити отримання доставленої йому в установленому законодавством порядку кореспонденції із застосуванням електронного цифрового підпису та за наданою ним у встановленому законодавством порядку до управління юстиції поштовою адресою місцезнаходження офісу, номером телефону, факсу та адресою електронної пошти.

1.3. Вхідні документи, що надійшли на поштову адресу арбітражного керуючого, приймаються ним особисто або особою, відповідальною за організацію діловодства та архіву арбітражного керуючого.

1.4. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити поштову адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.

1.5. У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитка печатки, грифа затвердження тощо), документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном).

У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт про відсутність вкладень у конверті та пошкодження кореспонденції (конверта) за формою згідно з додатком 6 до цих Правил у двох примірниках, один примірник якого з пошкодженою кореспонденцією надсилається відправникові, а другий залишається у арбітражного керуючого.

1.6. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду або пересилаються за належністю.

1.7. На вхідних документах проставляється відмітка про надходження документа відповідно до глави 21 розділу ІІ цих Правил.

2. Реєстрація документів

2.1. Реєстрація документів (кореспонденції) є фіксацією факту створення, відправлення або одержання документа (кореспонденції) шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом необхідних відомостей про документ у відповідних журналах.

2.2. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні, найважливіші внутрішні документи (накази, протоколи, договори (угоди), заяви працівників).

Не підлягають реєстрації документи згідно з примірним переліком документів, що не підлягають реєстрації, наведеним у додатку 7 до цих Правил.

Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.

2.3. Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання.

2.4. Документи реєструються за групами залежно від назви, виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

накази з адміністративно-господарських питань;

накази з кадрових питань тривалого (понад 10 років) зберігання;

накази з кадрових питань тимчасового (до 10 років включно) зберігання;

договори (угоди), однією зі сторін яких є арбітражний керуючий, що пов’язані з його діяльністю;

бухгалтерські документи;

службові листи;

звернення громадян;

факсограми.

2.5. Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який оформлюється відповідно до глави 8 розділу ІІ цих Правил.

2.6. Реєстрація документів здійснюється в журналах за формами згідно з додатками 8-15 до цих Правил.

3. Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

3.1. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв’язку, електрозв’язку, а також доставляються кур’єрською, фельд’єгерською службами.

3.2. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв’язком здійснюється відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку.

3.3. З використанням засобів електрозв’язку здійснюється передача телеграм, факсограм, телефонограм, електронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису та документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису.

3.4. У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису необхідно надіслати також оригінал документа в паперовій формі.


 
........................................................................................................................