Создание архива на предприятии

Как мы уже указывали, действующее законодательство предусматривает созда­ние на предприятиях архивов для хране­ния документов, законченных в делопро­изводстве, пользования ими со служебной, производственной, научной либо иной це­лью, а также для защиты законных прав и интересов граждан (п. 2.1 Правил № 16 [22]). При этом архив может создаваться как самостоятельное структурное подраз­деление предприятия либо входить в состав службы делопроизводства (управления де­лами, общего отдела, канцелярии и т. д.). На предприятиях с небольшой численностью работающих ответственность за работу с ар­хивными документами возлагается на одного из работников службы делопроизводства (п. 2.2 Правил № 16 [22]).

При создании архива должно быть утверж­дено соответствующее положение об архиве предприятия с учетом рекомендаций Госу­дарственного комитета архивов Украины {ст. 32 Закона № 3814 [2]). При разработке положения об архиве предприятия следует принять во внимание Типовое положение об архивном подразделении органа государе ственной власти, органа местного самоу­правления, государственного и коммунально­го предприятий, учреждения и организации, утвержденное приказом Государственного комитета архивов Украины от 06.08.2002 г. № 58 [20], а также Примерное положение б Трудовом архиве, утвержденное прика­зом Государственного комитета архивов Украины от 20.05.2004 г. № 58 [14], При­мерное положение об архивном подразделе­нии государственного научного учреждения, музея и библиотеки, утвержденное при­казом Государственного комитета архи­вов Украины от 30.04.2003 г. № 65 [16 ], и Примерное положение об архиве (архив­ном подразделении) объединений граждан, предприятий, учреждений, организаций, основанных на коллективной и частной фор­мах собственности [28] (см. приложение 12 к данной книге).

В положении об архиве предприятия, в частности, должны быть указаны такие основные задания архива {п. 2.4 Правил №16 [22]):

— прием от структурных подразделений предприятия и хранение архивных докумен­тов;

— контроль совместно со службой дело­производства состояция хранения и правиль­ности оформления документов в структурных подразделениях предприятия;

— участие в составлении и согласовании сводной номенклатуры дел, проверка соот­ветствия формирования документов в деле утвержденной номенклатуре;

— ведение государственного учета до­кументов НАФ и подача сведений об их количестве по установленной форме-соот­ветствующему государственному архивному учреждению, архивному отделу городского совета;

— проведение предварительной экспер­тизы ценности документов, находящихся на хранении, составление и подача на рас­смотрение экспертной комиссии предприятия проектов описей документов, отнесенных к НАФ, описей дел длительного (более 10 лет) хранения, описей дел по личному составу работников предприятия и актов об изъятии для уничтожения документов, которые не от­несены к НАФ;

— создание и усовершенствование спра­вочного аппарата к архивным документам;

— организация в установленном порядке использования архивных документов, при­надлежащих государству, территориальным общинам, выдача архивных справок, копий, извлечений из документов юридическим ли­цам и гражданам;

пбдготовка и передача документов НАФ в соответствующее архивное учреждение, архивный отдел городского совета;

— участие в мероприятиях по повышению квалификации по специальности работников предприятия, отвечающих за работу с документами.                                                                         .

В штатное расписание вводится должность заведующего архивом. На эту должность ру­ководителем предприятия может быть назна­чено лицо с высшим образованием и стажем работы по специальности не менее трех лет (п. 2.6 Правил № 16 [22]).

Круг обязанностей работников архива определяется должностными инструкция­ми, которые утверждаются руководителем предприятия (п. 2.6 Правил №16 [22]). При этом необходимо учесть положения Выпуска 1 «Профессии работников, ко­торые являются общими для всех видов \   экономической деятельности» Справочни-|   ка квалификационных характеристик про­фессий работников, утвержденного при­казом Минтруда от 29.12.2004 г. №336 (далее — Справочник квалификационных , характеристик [29]), раздел 15 которого, в частности, раскрывает задания и обязан­ности заведующего архивом, а раздел 3 — архивариуса. Кроме того, в должностные инструкции некоторых других работни­ков (инспектор по кадрам, заведующий канцелярии, делопроизводитель, секре­тарь руководителя, секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка и др.) целесоо­бразно включить положения, обязывающие последних передавать документы в архив предприятия, готовить их к' сдаче в госу­дарственный архив.

Отметим, что Справочник квалифика­ционных характеристик [29] (в отличие от Правил № 16 [22]) предъявляет несколь­ко иные требования к лицу, назначаемому на должность заведующего архивом: ему до­статочно иметь базовое либо неполное высшее образование соответствующего направления подготовки (бакалавр или младший специа­лист) и стаж работы по ведению архивного дела — не менее одного года. В архиве со­ставляется годовой план работы, который подписывается руководителем архива (ли­цом, ответственным за архив) и утверждается руководителем предприятия {п. 10.1 Правил № 16 [22]).