Яндекс.Метрика Google+

Створення архіву на підприємстві

Як ми вже вказували, чинне законодавство передбачає створення на підприємствах архівів для зберігання документів, закінчених у діловодства, користування ними із службовою, виробничої, наукової або іншої метою, а також для захисту законних прав та інтересів громадян (п. 2.1 Правил № 16 [22]). При цьому архів може створюватися як самостійний структурний підрозділ підприємства або входити до складу служби діловодства (управління справами, загального відділу, канцелярії тощо). На підприємствах з невеликою чисельністю працюючих відповідальність за роботу з архівними документами покладається на одного з працівників служби діловодства (п. 2.2 Правил № 16 [22]).
При створенні архіву повинно бути вироблені відповідне положення про архів підприємства з урахуванням рекомендацій Державного комітету архівів України {ст. 32 Закону № 3814 [2]). При розробці положення про архів підприємства слід взяти до уваги Типове положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємств, установи та організації, затверджене наказом Державного комітету архівів України від 06.08.2002 р. № 58 [20], а також Примірне положення про Трудовий архiв, затверджене наказом Державного комітету архівів України від 20.05.2004 р. № 58 [14], Примірне положення про архівний підрозділ державної наукової установи, музею і бібліотеки, затверджене наказом Державного комітету архівiв Україні від 30.04.2003 р. № 65 [16], і Примірне положення про архів (архівнім підрозділі) об'єднань громадян, підприємств, установ, організацій, заснованих на колективній та приватній формах власності [28] (див. додаток 12 до даної книги).
У положенні про архів підприємства, зокрема, повинні бути зазначені такі основні завдання архіву {п. 2.4 Правил № 16 [22]):
- Приймання від структурних підрозділів підприємства та зберігання архівних документів;
- Контроль спільно зі службою діловодства стану зберігання і оформлення документів у структурних підрозділах підприємства;
- Участь у складанні та узгодженні зведеної номенклатури справ, перевірка відповідного формування документів у справі затвердженій номенклатурі;
- Ведення державного обліку документів НАФ та подання відомостей про їх кількість за встановленою формою відповідному державному архівній установі, архівному відділу міської ради;
- Проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розглядання експертної комісії підприємства проектів описів документів, віднесених до НАФ, описів справ тривалого (більше 10 років) зберігання, описів справ з особового складу працівників підприємства та актів про вилучення для знищення документів, які не віднесенi до НАФ;
- Створення та удосконалення діловодного апарату до архівних документів;
- Організація в установленому порядку використання архівних документів, належних державі, територіальним громадам, видача архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним особам і громадянам;
- Підготовка і передача документів НАФ у відповідне архівна установа, архівний відділ міської ради;

- Участь у заходах з підвищення кваліфікації за спеціальністю працівників підприємства, що відповідають за роботу з документами.
У штатний розклад вводиться посада завідувача архівом. На цю посаду керівником підприємства може бути призначена особа з вищою освітою і стажем роботи за фахом не менше трьох років (п. 2.6 Правил № 16 [22]).
Коло обов'язків працівників архіву визначається посадовими інструкціями, які затверджуються керівником підприємства (п. 2.6 Правил № 16 [22]). При цьому необхідно врахувати положення Випуску 1 «Професії працівників, якi є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професiй працівників, затвердженого наказом Мінпраці від 29.12.2004 р. № 336 (далі - Довідник кваліфікаційних, характеристик [29]), розділ 15 якого, зокрема, розкриває завдання і обов'язки завідувача архівом, а розділ 3 - архіваріуса. Крім того, в посадові інструкції деяких інших працівків (інспектор з кадрів, завідувач канцелярії, діловод, секретар керівника, секретар-друкарка, секретар-стенографістка тощо) доцільно включити положення, які зобов'язують останніх передавати документи в архів підприємства , готувати їх до здачі до архіву пiдприємства.
Відзначимо, що Довідник кваліфікаційних характеристик [29] (на відміну від Правил № 16 [22]) пред'являє кілька інші вимоги до особи, що призначається на посаду завідувача архівом: йому достатньо мати базову або неповну вищу освіту відповідного напряму підготовки (бакалавр або молодший спеціаліст) і стаж роботи з ведення архівної справи - не менше одного року. В архіві складається річний план роботи, який підписується керівником архіву (особою, відповідальною за архів) і затверджується керівником підприємства {п. 10.1 Правил № 16 [22]).