Яндекс.Метрика Google+

Архів

Мало хто з бухгалтерів не замислюється над упорядкованим зберіганням документів. Звісно, їх зберігання — святе. Але якщо зробити наголос саме на слові "упорядкованим"? Адже зі зростанням фірми збільшується і документообіг.

Обсяг документів, що створюють у різних підрозділах, зростає, як снігова лавина. Але зберігають їх, як правило, по-старому. Нескінченні ряди з коробками, ящиками, папками, часто на підлозі і один на одному. Добре, якщо хоч документи за кілька років поміщаються на поличках у бухгалтерії або в якомусь іншому приміщенні... Усі ці завали упереміж з пилом, запахом і павутинням викликають якщо не відразу, то дискомфорт точно при одній думці про пошук чогось вкрай необхідного ТАМ.

А систематизація усього цього? Але існують нормативні вимоги до створення і впорядкування документів архіву.

1. Установи створюють архіви для зберігання документів, закінчених у діловодстві, користування ними із службовою, виробничою, науковою та іншою метою.

2. Архів є самостійною структурною частиною установи або входить до складу служби документаційного забезпечення управління установи (управління справами, загального відділу, канцелярії тощо). У малочисельних установах відповідальність за роботу з архівними документами покладається на одного з працівників служби документаційного забезпечення управління.

3. У своїй діяльності архів керується Конституцією і законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, положенням про архів установи та цими Правилами.

4. Основними завданнями архіву є:
- прийняття від структурних підрозділів і первинних громадських організацій (далі . структурні підрозділи) установи та зберігання документів з паперовими носіями;
-  контроль разом зі службою документаційного забезпечення управління стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах установи;
- участь у складанні зведеної номенклатури справ установи, перевіряння відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;
- подання на державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, ведення їх державного обліку та подання відомостей про їх кількість за встановленою формою до відповідного державного архіву;
- проведення попередньої експертизи цінності документів, що зберігаються, складання та подання на розгляд експертної комісії установи описів документів Національного архівного фонду, справ з особового складу установи та актів про виділення до знищення документів, які не віднесені до складу Національного архівного фонду;
-  створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;
- організація користування документами, видавання в установленому порядку архівних довідок, копій, витягів юридичним особам і громадянам;
-  підготовка і передання документів Національного архівного фонду до відповідного державного архіву;
- участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників установи, які відповідають за роботу з документами.

5. Для виконання покладених на архів завдань йому надається право:
- вимагати від структурних підрозділів установи передання на зберігання документів, оформлених згідно з чинними державними стандартами і правилами; повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням установлених вимог;
- давати структурним підрозділам установи рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;
- запитувати від структурних підрозділів установи відомості, необхідні для роботи;
- інформувати керівництво установи про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення.
Послуги для нотаріусів